E-posta İle Etkili İletişim
Günümüz çalışanları daima meşgul ve pek çok farklı alanla uğraşmak zorunda. Bu durum ne yazı ki zaten doğası gereği eksik iletişimin bir formu olan e-posta iletilerini daha da olumsuz etkiliyor. Hele bir de iletişim konusu hassas başlıkları içeriyorsa... Bu dinamik ve yüklü çalışma ortamında e-postalarının daha etkili olması için aşağıdaki önerilerimize bir göz at! 1. Asla bir "insanla" iletişim kurduğunu unutma! Bilgisayarın başında izole bir şekilde çalışırken bazen yazdığımız e-postanın kendine özgü ağır çalışma koşulları, duyguları, hassasiyetleri olan bir başka "insan" için yazılmış olduğunu unutuveriyoruz. Kullanacağın nazik ve saygılı dilin, kişisel reputasyonunu etkileyeceğini daima aklında tut. 2. Etkili başlıklar kullan! Konu kısmı bir e-postanın en önemli bölümlerinden biridir. Bu bölümde olabildiğin kadar belirgin ol. Kısa ve etkili başlıklar daha az kafa karışıklığı yaratır, daha etkili sonuçlar elde etmene yarar ve zaman kazanmanı sağlar. 3. Gramer ve ifade tarzına dikkat et! Gönderdiğin e-posta seni yansıtır. Bu nedenle yazım yanlışlarına karşı hassas ol. Bunun yanında etkili, net ve iyi planlanmış e-postaların işini kolaylaştıracağını da not etmekte fayda var. 4. E-posta her zaman en iyi iletişim aracı değildir! E-posta sadece sözcüklerden oluştuğu için hassas, acil ya da çok önemli mesajları vermek için her zaman iyi bir iletişim aracı olmayabilir. Örneğin empati gerektiren bir kötü haberi yüz yüze iletişim kurarak vermek bazen daha iyi bir yoldur. 5. Profesyonelliğini koru! Arkadaşına yazıyor olabilirsin ama unutma ki o e-posta gönder tuşuna bastıktan hemen sonra senin kontrolünden çıkmış demektir. Nereye ne şekilde ulaşacağından asla emin olamazsın. 6. Kopyala - Yapıştır özelliğini kullan! Eğer devam eden bir yazışmayı yanıtlıyorsan alıcının hayatını kolaylaştır. Mesajın önemli ve cevapladığın kısmını kopyala - yapıştır kullanarak yazdığın e-postada kullanman, alıcının defalarca aşağıda kalan satırlara geri dönmesini engeller. Yazdıklarının ne hakkında olduğunun daha iyi anlaşılmasını sağlar ve daha iyi iş ilişkileri kurmana yardımcı olur. 7. Konuya bağlı kal! Ana mesajlarının ya da sorulara verdiğin yanıtların paragraflar arasında kaybolmasına izin verme. Bu kritik mesaj ve yanıtlar direkt ve okunması kolay olmalıdır. 6. Göndermeden önce mutlaka gözden geçir! E-postanı yazdıktan sonra hemen gönder butonuna basma. İçerik ve şekil açısından tekrar gözden geçirmeyi alışkanlık haline getir. Bu pek çok hatayı fark etmeni kolaylaştırır. Eğer yoğun stres ya da öfke ile yazdıysan kaydet ve bir süre sonra bu kontrolü yap. Çok büyük bir ihtimalle o e-postayı göndermek istemeyeceksin.
